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ぼちぼち書くブログ

日記とかうまいもんとかパソコンのことをマイペースで記します。高知市に住んでいるので地元の情報も投稿します。

リコー(RICOH)カンタン私書箱プリントAE2~ひと手間必要だけど慣れると色々便利さに気づくビジネス機能

f:id:sasapurin:20160210213844p:plain仕事の関係先でリコー(RICOH)の複合機を使用している場所があります。この職場の複合機にパソコンからプリントアウトを行うと、自分のコンピュータで使用しているユーザー名のボックスが複合機にできていて、そこに自分がプリントアウトしたジョブ(キュー)が保存(スプール)される仕組みになっています。

パソコンの操作が終わったら複合機の前に行き、複合機の操作パネルを操作します。私書箱ボタンを押すと自分のコンピュータのユーザー名が表示されるのでそれをタッチします。すると自分の私書箱にログイン出来るので、自分がプリントアウトした文書のファイル名をタッチして、「印刷しますか?」というメッセージに従って操作を進めます。

ここでもし印刷ミスや、修正してから印刷しなおしたいと気づいた場合は、用紙への印刷を「削除」することが出来ます。うっかりミスで無駄なプリントアウトしても無駄な用紙やトナーの消耗を防いでくれます。

また、プリントアウトしたものが他人のプリントアウトに紛れ込んで持って行かれてしまうという事も防げます。従業員の多い職場では結構起こるアクシデントだと思います。実際私の職場では一般的なカラー・レーザープリンターを使っているので、たまに自分が印刷した書類を誰かに持って行かれて無くなってしまうことがあります(しばらくしてから「これ違う?」って言われて戻って来ますが)。

こういうアクシデントを防いだり、無駄なプリントアウトを防いでくれたりする「カンタン私書箱プリント」は結構優れた機能だと思いました。

www.ricoh.co.jp

私書箱にはセキュリティ機能(パスワード)も設定出来るので、人に観られたくない印刷を保護する目的でも使えます。例えば人事情報や経理情報は普通の企業ではかなりシークレットな情報だと思いますので複合機に私書箱が有るのは理にかなっていると思います。

ただし、ユーザー数によってライセンスが必要な感じなので、従業員が多い会社ではそこそこの導入費用がかかると思われます。アイディアものですし商売なので仕方無いですがこういうのがもっと一般化して来て、価格がこなれてくれば導入しやすくなるんじゃないかと思います。

リコーの営業さんに世間話のついでに質問してみたところ、この機能は標準機能ではなく、リコーの複合機専用に開発されたアプリ(別途有料)らしいです。今時のビジネス向け複合機にはこういうカスタマイズの余地があるんだとか。パスワード等のゆるいものでは無く、ICカード(社員証等)で認証したりとか言うセキュリティも実現しているそうですから(指紋認証とかも出来そうですね)。

富士ゼロックスやキャノン、ミノルタ等のメーカーもビジネス向け複合機を製品化していたと思いますので、きっと競合する機能を提供しているんじゃないかとは思いますが、現物を見る機会が無いのでなんとも言えません。でも時代が時代だけに(情報漏えいとかが社会問題になっているし)きっともっと厳重な仕組みを備えたコピー機や複合機はあるんでしょうね。

私としてはセキュリティ目的よりもゆるいレベルで、私書箱が有るだけでこれだけ便利なんだなと感心してしまったので記事にしてみました。PCやサーバー、ネットワークについては本業なのである程度の知識を持っていますが、OA機器と言うか結構こういうジャンルには疎かったりします。まだまだ知らない事だらけだ。