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ぼちぼち書くブログ

日記とかうまいもんとかパソコンのことをマイペースで記します。高知市に住んでいるので地元の情報も投稿します。

GoogleカレンダーとNozbeでタスクとスケジュール一元管理

ツール お勧め

プライベートでも、仕事でもGoogleカレンダーは使って長いです。Googleカレンダーの便利なところは、数日から数週間に渡る長期的な予定を登録すると、ずーっと長いバーで繋がってラインを引いてくれるので、見た目で直ぐに長いスパンのタスクと、それ以外を見分けることが出来ます。こういうカレンダーは意外と少ないので、もっぱらGoogleカレンダーを愛用しています。

まだ、クラウドな時代が来る前は、「おかる」というマルチズーミングカレンダーを使用していました。非常に柔軟かつ機能が豊富なのに直感的に使用出来るという完成度の高さを持っていましたが、プリントアウトできないという致命的な弱点がありました。ビジネスには向いていませんね。もやは時代についていけないという感じでしょう。蓄積した過去の記録はそのままデータで保存していますので、いずれiCal形式にでも変換して、Googleカレンダーにインポートしたいと考えています。

 それはさておき、今回の話題にしたいのはタスク管理です。いわゆるToDoとでも言いましょうか。やらなきゃならないことをリストアップしておくことで、やらなきゃいけないという意識を自覚させるという効果が期待できると言うものです。

しかし・・・これあんまり意味がありません。おかるの時もそうでしたが、私はToDoに記したけど結局はけて行かない(片付かない)ことがしばしばで、伸ばし伸ばしになってしまいます。予定をこなすことで精一杯でToDoまで回らないというのが言い訳です。

しかし不思議な事に、ToDoから予定に入れるとタスクが処理されていくという不思議な事が起きます。これは予定のついでに行えるToDoだったりすると、その予定に合わせて処理できるからです。

具体的な例を記すと、私は銀行の通帳の記帳を怠ることが多く、記帳に行かなきゃならないなという意識はあるのですが、そのためだけに銀行へ出向くのはおっくうですし、はっきり言って無駄です。どうせなら何かのついでに出向いて処理したいものです。そもそも勤め人は、平日の9時から15時までは会社での就労に拘束されているのでそうそう気軽に動けないというのが現実問題としてあります。

しかし、記帳という重要度の低いものが、カードの更新となるとどうでしょう?自動車税の支払いとなるとどうなるでしょう?昼休み抜け出すとか、半休を取ってでも出向く位の覚悟が必要かも知れません。そのついでに記帳してくれば、二つのタスクがリストから消えます。

ToDoリストは、記憶の中には留めてくれるけれど、具体的なアクション、計画にはステップアップしないので、中々片付かないのが実情ではないでしょうか?少なくとも私はそうです。だからToDoは記録しても無意味だなと思っていました。GoogleカレンダーのToDoに登録しても無駄ですね。見ようとしませんから(苦笑

ところが、ちょっとした観点の違うツールに出会いました。GTDというタスクの処理に対する考え方とそれを支援するツールが実に効率よく、思い出す事、意識すること、とっとと終わらせてしまおうという言う気持ちにさせてくれることに気づいた次第です。つまりプライオリティを自分の中ではっきりと明確に分類することが容易に(考え方を変える努力は必要ですが)行えるようになります。

Nozbe

メールアドレスさえあれば、無料で登録して、プロジェクトを5まで管理することができますので、十分試してみることは出来ると思います。ただ、個人的には、Googleカレンダーとの連携は必須と感じているので(おそらく連携させないと便利さに気づかないでしょうね)、どうせならGmailのメールアドレスを取得して、それをNozbeに登録すれば合理的だと思います。Nozbe側からGoogleカレンダーとの連携を設定しますので、Nozbeが自分に合わないとなれば、Nozbeのアカウントを削除してデータもスッパリ削除してもらえば後腐れありません。

ちなみにEvernoteとも連携できちゃったりします。こちらの方はまだまだ未知数なのですが実に柔軟な使い方が容易されており、直感的に操作できる様に整理された洗練度の高いツールだということが直ぐに体感できると思います。

Nozbeでは、今、色々な方法で記憶しているToDoのタスクをどんどん洗い出して登録して行きます。とにかく頭の中、手帳の中、スケジュールの中全てを洗い出すことが第一歩だと思います。その後分類をして行けば良いのです。徐々に優先順位や、直ぐに終わること、何かと一緒にやると効率が良いこと、重複していることなどが整理できてきます。

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実はこの作業は一番楽しくない作業です。淡々とタスクを洗い出して登録していく・・・つまらない事務的な作業です。でもこの作業ナシにはGTDは成り立たないと思います。ひたすら思い出したこと、発生したやるべき事を登録して行きます。

タスクの洗い出しさえ済めば、後はGTDの考え方に基づき、処理できるものをとっとと終わらせていくことが肝心です。そうすればやるべきことはどんどんリストから消えていきます。そして新しく発生したタスクはGTDの考え方に基づききっちりと登録して分類していきます。直ぐ済ませられることは直ぐやってしまう。どんどんタスクを片付けて行くのです。

ここで、Googleカレンダーとの連携が生きてきます。完了したタスクはNozbeのリストからは非表示になって行きますが、Googleカレンダーには実行日どおりにスケジュール登録されます。スケジュールはGoogleカレンダー側で変更してもOKですし、新規登録しても構いません。。登録及び変更した予定はNozbeと連携しています。双方向でスケジュールが同期されます。仕様を把握するまでは、片方向のデータ同期だと思っていましたが双方向同期を実現しています。

Nozbeでタスクを処理済みにしたら、Googleカレンダー側で「完了した」という名前が付加されて、カレンダーに蓄積されていきます。後で振り返ってみて、Googleカレンダーの月ビューで見ると、今月はこれだけのタスクを終わらせたんだ!という自己満足(重要)に浸ることも出来ます。もちろん終わったタスクが表示されるのがウザければGoogleカレンダーですから、Nozbeのカレンダーを非表示にすれば済むことですし、データそのものを削除しても良いでしょう。私は残しておきたいですけどね。でもきっとほとんどのタスク管理をNozbeで行いたくなるハズです。実に相性の良いツール同士だと思います。

また、スマートフォン等とも連携できるらしいので(私は持ってないので未検証)、出先で空き時間を使ってタスクを整理することも可能だそうです。おそらくこの段階まで使い込める様になっていると、もはや手放すことは出来ないツールになっているだろうし、無料版では手狭になっていると思われますので、有償プランへのアップグレードを検討する段階に来ていると思います。

いずれにしても、やってみないと話しにすらならないし、食わず嫌いはもったいないと私は思います。事実、Nozbeはかなり評価の高いツールですし、私自身も職場と自宅でそれぞれ別のアカウント(メールアドレス)で使用していますが、別々のNozbeアカウントを共同プロジェクトメンバーとして設定することも可能なので、仕事かプライベートか区分けが難しい部分は双方向でキャッチボール状態に行ったり来たりしています。

この概念を多くのメンバーで共同作業(プロジェクト)に適用すれば、メンバー同士でタスクの洗い出し、担当者の割り振り、進捗状況の把握が合理的に行えます。もはや個人のためのタスク管理にとどまらず、チーム規模のGTDツールとしても使用できる完成度と、敷居の低い操作性は洗練されたGUIならではのものだといえるでしょう。

NozbeGoogleのアカウントを持っている人は是非Nozbeを、Googleのアカウントを持っていない人は、まずGoogleのアカウントを取得して、そのメールアドレスでNozbeを使ってGTDしてみて下さい。私にはかなりイイ感じではまってきました。Nozbeに出会うまでは、携帯電話(一応スマートフォン)のカレンダーでタスク管理をしていましたが、ここまで柔軟なタスクの洗い出しが出来るとなると、携帯電話のカレンダーでは物足りないのが現実です。iPhoneやAndroid携帯などのスマートフォンを持っている人は使わない手は無いと言い切ってもいい位に便利です。

日々、仕事に追われ、やるべき事、やりたい事が全然はけていかなくてストレスを感じ、抱え、背負っている方は是非挑戦してみて下さい。タスクがはけていくと一種の爽快感が味わえます。ツールは使ってなんぼです。脳のリソースは仕事を処理する事にのみ無駄無く使いましょう。

くれぐれも、遊びのこともGTDには忘れない様に。遊びが出来ないと仕事の効率は上がりません。レジャー、バカンス、これは本当に重要なことです!遊ぶために仕事をとっとと終わらせる。そういう発想は基本です。私自身も意識する様に心がけて行きたいと思います。


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