複合機のFAXを通してPCからFAXを送る際の問題
職場で同僚から相談がありました。
Brother複合機のFAXを使用しているのですが、付属アプリの「PC-FAX」をネットワークPCにインストールして、ネットワーク印刷するかのごとく操作をすると、ネットワーク経由でFAXを制御して電話回線を使ってFAXが送れます。しかし、毎日多くの書類を取引先にFAXで送っているスタッフは、送信したハズのFAXが相手先に不達が結構な頻度で発生して不便を感じているという相談でした。
状況を詳しく聞いてみることにしました。
送信側の問題（送信タイムアウト）
まず、こちら側の原因で相手に届かない不達が起きていることがわかりました。
PC-FAXが通常のFAX処理（送信もしくは受信）をしているタイミングにかち合うと、PC-FAX（つまりパソコン）からの送信がタイムアウトしてしまうことがある様です。いわゆるFAXビジー状態の時に送信するとこの問題が起きていました。
特にPC上にエラーメッセージは返ってこないので、発注書を送ったつもりが相手先に届いてないというトラブルが発生するそうです。FAXは不達通知としてプリントアウトするのですが、いちいちFAXの前に行って送信が完了するまで待っている訳では無いので、まさか送れてないとは思いもしないとのことでした。
時間が経ってから送信できてないことに気づいて大慌てすることになるという訳です。毎日の決まった業務なのに、業務が忙しいとずいぶん後になって不達に気づいて発注が遅れてしまい、結果として納期が遅れることもあるので結構な問題なのだそうです。
受信側の処理ミス問題
そしてもう一つは相手先の問題も判明しました。先方は社内でFAXサーバを使って管理しているらしく、送られて来てもFAXサーバの処理が滞留してしまったり、先方で宛先の人に渡すのを忘れたり、FAXサーバの処理が遅くて検索しても見つからなかったりするのだそうです。
度々確認しなくてはならないとのことで、電話しても相手先の担当者とのタイミングが合わなかったりと、これも業務に支障が起きているとのこと。こういう事で送ったハズが送れてないという事が度々起こっているという問題があるそうです。
改善要望（電子メールで文書を送りたい）
Excelで作った書類をPCからプリントアウト操作して、PC-FAXで送るのと同じ感じで電子メールで送れないかしら？
こういう要望を聞かされた訳でした。
うーん、PDF化してメール添付で送るとして、手間がかからない方法かぁ・・
今までにやったことの無い内容だけに、しばし考えてみたのですが、やはり何らかの形で電子データ化する必要はある訳です。それを少ない手間でメーラーの送信メールに添付するとなると・・・PDFしか無いなぁ。
いずれにしても検証するしかないですね。
シンプル操作でPDFを送る方法をリサーチする
そういう訳で、Adobe AcrobatやクセロPDFなんかを検証してみたのですが、アプリがメーラーを起動して電子メールに添付するという概念が無い？バージョンの問題？そういうニーズが無い？という状況でこの課題をクリアする方法が直ぐには考えつきません。
PDFCreatorが使えそう
ふと以前、一枚ずつ印刷されるアプリの出力をPDF化する為に、PDF化してファイル名を自動に連続ナンバリングして保存出来るアプリ「PDFCreator」が便利だったのを思い出しました。
このアプリの設定で自動保存にして、保存先フォルダとファイルの命名ルールを設定しておけば100枚だろうが1000枚だろうが、1ファイルずつPDFとしてフォルダに保存してくれる優れものでした。
なぜこういうアプリを引っ張りだして来るかと言うと、Acrobatだと保存先をいちいち尋ねてくるのでOKボタンをクリックしなくてはなりません。更に枚数が多くなるとメモリーを食い尽くしてPCが落ちてしまうという、高価な癖にバカチンなアプリでした。Adobeは高いくせに完成度が低いアプリを堂々と売ってるのが好きになれません。
「PDFCreator」を試してみたところ、ずばり、saveボタンの横に「eMail」というボタンがあるではないですか。コレをクリックするとPDF化するファイルを保存する先を尋ねてきて、次にデフォルト設定しているメーラーが起動して、当該PDFファイルを添付して送信メールを準備してくれます。後は送信先を指定して、タイトル、用件などを付け加えて送信ボタンをクリックするだけ。手間数はPC-FAXの操作と大差ありません。
これでいけるんじゃ？私の中で検証はほぼ終わりました。
PDFCreatorで電子メール送信の検証をする
プリントアウト時に「PDFCreater」を指定して「eMail」をクリックすると、メールにPDFで添付されて送信準備が出来るので、宛先を指定して送信するだけだよ。
これなら手間も変わらないし、いちいち確認しなくても済むわ。
相談してきたスタッフにこの一連の流れをレビューしてみたところ、これならFAX回線（電話回線）を気にせず、ほぼ確実に相手に届けられるし、手間もほとんどかからないから素晴らしい！と喜ばれました。
早速取引先とやり取りして好感触だったそうです。FAXと違ってまず不達は無くなるでしょう（もちろん電子メールは完全な伝達方法ではありません）。
原理的には、ExcelからPDFで出力してそれをメールに添付して・・というのと同じですが、圧倒的に手間数が少ないです。
問題解決出来て良かった。
PDFCreatorについて
私に取っては問題ってほど大げさでもないけど、業務の効率化に貢献出来たと思うと嬉しいものですね。「PDFCreator」素晴らしいです。ありがとうございます。
難点は日本語ローカライズが遅れていることですね。設定さえ終われば、通常はほとんど触る必要はありませんが、何かあった時に英語版のアプリだとやりづらい（苦手）と思うのは日本人なら仕方ないです。
私も経験と勘だけでやってるところありますし・・（苦笑
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