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ぼちぼち書くブログ

日記とかうまいもんとかパソコンのことをマイペースで記します。高知市に住んでいるので地元の情報も投稿します。

ネットワークFAX(PC-FAX)で送ると不達が多発~PDFCreatorとメールの連携で問題解決

職場で相談がありました。

職場ではBrotherの複合機タイプのFAXを使用しているのですが、付属アプリのPC-FAXをネットワークPCにインストールして、ネットワーク印刷するかのごとく操作をすると、ネットワーク経由でFAX回線を使ってFAXが送れます。毎日多くの書類を取引先にFAXで送っているスタッフが不自由を感じているという相談でした。

まず、こちら側の問題で、PC-FAXが通常のFAX処理(送信もしくは受信)をしているタイミングにかち合うと、PC-FAX(つまりパソコン)からの送信がタイムアウトしてしまうことがあるらしく、送ったつもりが相手先に届いてないというトラブルが発生する訳です。

もちろんFAXは不達通知としてプリントアウトするのですが、FAXの番をしている訳では無いのでまさか送れてないとは思いもしないとのことで後から気づいて大慌てすることになるとか。ずいぶん後になって気づいて納期が遅れたりすることもあるので結構な問題なのだそうです。

そしてもう一つは相手先の問題。先方は社内でFAXサーバを使って管理しているらしく、FAXサーバの処理が滞留してしまったり、担当者が宛先の人に渡すのを忘れたり、FAXサーバの処理が遅くて検索しても見つからなかったりするそうで、度々電話で確認しなくてはならないとのこと。送ったはずが送れてないという事がしょっちゅう起こっているという問題もあります。

「Excelで作った書類を、PCから印刷操作でPC-FAXで送る感じで電子メールで送れないかなぁ?」

ま、とどのつまりはこういう要望でした。

今までに相談されたことの無い内容だけに、しばし考えてみたのですが、やはり何らかの形で電子データ化する必要はある訳で、それを少ない手間でメーラーの送信メールに添付すると・・・PDFしか無いかなぁ。

いずれにしても検証するしかないですね。

そういう訳で、Adobe AcrobatやクセロPDFなんかを検証してみたのですが、アプリがメーラーを起動して電子メールに添付するという概念が無い?バージョンの問題?そういうニーズが無い?という状況でニーズを満たすものがありません。

ふと以前、一枚ずつ印刷されるアプリの出力をPDF化する為に、PDF化してファイル名を自動に連続ナンバリングして保存出来るアプリ「PDFCreator」を思い出しました。

こいつは、自動保存に設定して、保存先フォルダとファイルの命名ルールを設定しておけば100枚だろうが1000枚だろうが、1ファイルずつPDFとしてフォルダに保存してくれる優れものでした。

なぜこういうアプリを引っ張りだして来るかと言うと、Acrobatだと保存先をいちいち尋ねてくるのでOKボタンをクリックしなくてはなりません。更に枚数が多くなるとメモリーを食い尽くしてPCが落ちてしまうという高価な癖にバカチンなアプリでした。Adobeは高いくせに完成度が低いアプリを堂々と売ってるのが好きになれません。

PDFCreator」を試してみたところ、ずばり、saveボタンの横に「eMail」というボタンがあるではないですか。コレをクリックするとPDF化するファイルを保存する先を尋ねてきて、次にデフォルト設定しているメーラーが起動して、当該PDFファイルを添付して送信メールを準備してくれます。後は送信先を指定して、タイトル、用件などを付け加えて送信ボタンをクリックするだけ。PC-FAXの操作と大差ありません。

これでいけるんじゃ?私の中で検証は終わりました。

相談してきたスタッフにこの一連の流れをレビューしてみたところ、これならFAX回線(電話回線)を気にせず、ほぼ確実に相手に届けられるし手間もほとんどかからないから素晴らしい!と喜ばれました。早速取引先とやり取りして好感触だったそうです。FAXと違ってまず不達は無くなるでしょう(もちろん電子メールは完全な伝達方法ではありません)。

問題解決出来て良かった。

私に取っては問題ってほど大げさでもないけど、業務の効率化に貢献出来たと思うと嬉しいものですね。「PDFCreator」素晴らしいです。ありがとうございます。

難点は日本語ローカライズが遅れていることですね。設定さえ終われば、通常はほとんど触る必要はありませんが、何かあった時に英語版のアプリだとやりづらいと思うのは日本人なら仕方ないです。

私も経験と勘だけでやってるところありますし・・(苦笑

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