ExcelやWordで作成された文書ファイルに印鑑(ハンコ)を押印する~意外と知られてない簡単な方法

先日、職場でWordで作成された様式の文書に、押印をする方法を教えて欲しいと声をかけられて教えてあげたところ、手順を覚えたらどんどん作れるとわかって貰えて、必要な人の名前の印鑑画像を作成していました。

「教えてくれてありがとう」と大変重宝がられたので、教えてあげて良かったと思ったのですが、意外と知らない人がいるんだなと気づいたのでここで紹介しておきます。

Excelの場合は有名なアドイン「Excel電子印鑑」があるのでこれで手軽に済ませてしまっている場合が多い様です。これではいかにもな感じの素っ気ない書体なので少し遊び心があったら楽しいんじゃないかなと思う次第です。

こういう感じのイメージで仕上げたい

仕上がりイメージはこんな感じ。印鑑を押すところの「印」に重なって赤い認め印を押した様にしたい。透過画像を作ることにします。

印鑑の書体を手に入れる

ここが一番重要というかこれで仕上がりが決まるみたいな部分なので、気に入る書体の印鑑イメージ(画像)をゲットしたいですね。私が気に入っているのは「認印作成コーナー」の「印相体」です。実に印鑑っぽい!

ここで自分の名字や作りたい名字を入力して作成してもらいます。無料で作成してくれます。実はここで作成してもらった印章データ(PDF)は、他にも使いみちがあるのですが一番お手軽な方法を紹介しておきます。

では作成されたPDFを手元(デスクトップ等)にダウンロードします。

ダウンロードしたPDFファイルは、最近のWebブラウザなら開けるでしょうし、Adobe Acrobat等を持っているならそれで開いても構いません。私はFirefoxを使っているのでFirefoxで開いて目一杯1000%まで拡大して画面内に収めます。

なるだけ大きくしてクリップボードにコピーする

Windowsには画面切り取りツールとして、「Snipping Tool」が標準でインストールされていますのでこれを使うのが手軽だと思います。(FirefoxでPDFを開いたなら「スクリーンショットを撮る」でも良いでしょう。)

Snipping Toolを起動して「新規作成」をクリック。画面上の印影の範囲を囲って選択します。下図の様に陰影が撮れました。

「新規作成」「保存」「コピー」「切り取り領域の送信」というボタンが並んでいるので、フロッピーマークの右側の書類が二枚重なっているアイコン(コピー)をクリックします。

これでクリップボードに陰影の画像が記録されましたので、次はGIMPを使って白背景を抜く事にします。

GIMPで透過画像にする(アルファチャンネル)

今更ですがGIMPはフリーウェアなのに高機能で色々な画像編集ができます。もちろん透過画像も作成可能です。透過させた画像はpng形式で保存するのが利便性が高いと思います。とっととお手軽に済ませてしまいます。

GIMPを起動して、「編集」-「クリップボードから生成」-「画像」とします。すると取得しておいた印影を編集可能になります。

「レイヤー」-「透明部分」-「アルファチャンネルの追加」を実行します。これで透明部分が作れる様になります。もし「アルファチャンネルの追加」がグレーアウトして実行できない場合は、既にアルファチャンネルが備わっていると思われるのでこの手順は省略できます。

印章(赤)の白背景を抜いて赤い陰影のみ残す

GIMPで白背景を抜くのは簡単です。

「選択」-「色域を選択」を実行します。マウスポインタが変更されるので、印章の周囲の白い部分を適当にクリックします。

画面がチラチラする様になったら、キーボードの「Delete」キーを押して削除します。すると白かった部分がチェック模様に変わると思います。これで白背景が抜けて透明(透過)になりました。

チラチラする選択を解除したいので、「選択」-「選択を解除」を実行します。これで印章の形がもっと見やすくなったと思います。ざっくりと確認してみると白い部分が若干残っている箇所もあると思います。しかしこれはあまり気にしなくて構わないので無視しておきます。

PNG形式(透過サポート)で書き出す

GIMPで編集した画像は、適切な形式で書き出さないと透過情報(アルファチャンネル)が抜け落ちてしまうので、ここでは透過対応しているPNG形式で書き出すことにします。

「ファイル」-「エクスポート」を実行して、ファイル名を「○○○.png」としてPNG形式で保存します。見失わない様にDesktopに保存するのが良いでしょう。

開いてみたところ透過はうまくできています。黒背景なので白が少し残っている状態がわかりますが、縮小して使用しますし、用途が白文書に貼り付けるのであまり気にしなくて良いでしょう。なるだけ大きく拡大して作業した理由はそういう事です。

Wordに印鑑を貼り付ける

Wordに画像を貼り付ける際、注意が必要なのは、表(罫線)の中ではなく、まずは表の外に貼り付けるのがポイントです。

いきなり表の中に大きな画像を取り込むと表が破綻して焦ると思います。これはWordの仕様というかバグというかだめな部分なので運用でカバーするしかありません。

私は表の外にまずは印章画像を取り込みました。

ここから、印章の画像を右クリックして、「レイアウトの詳細設定」を実行します。すると設定画面がフロート表示されるので、「文字列の折り返し」から、「前面」を指定してOKボタンをクリックします。

これで印章画像を自由に動かせる様になりました。サイズ(大きさ)も変更できます。仕上がりイメージの通りに作成できました。

透過の状態を確認

さて、うまく透過しているでしょうか。拡大して確認してみました。

背景にある「印」の文字にかぶさっているので、うまく透過している様子がわかります。GIMPで白背景を抜いた時に残った白いゴミは、この位まで縮小すれば気にならないレベルまで小さくなるので問題ないでしょう。

ちなみにWord上で画像を回転できるので、少し傾けるとよりリアルに手押しした印象になります。

作成したPNG画像(透過)はマイドキュメントにでも保存して何度も利用

私が所属している会社では、書類のやり取りはメールでも可能とされていますが、なぜかこの認め印は押してないとダメ(再提出)と言われます。しかし厳密な決まりはなく、Excel様式の場合は「Excel電子印鑑」でサクッと作ったいかにもPCで押しました的な認め印でもOKだったりします。

印鑑については賛否はあると思います。システム的に現代的ではなく無意味(無駄)だという人もいます。私はシステム屋なので電子決済には画像コピーで捏造できるので無意味(というか害がある)という主張も理解できますが、印鑑という文化は残しても良いんじゃないかなと思っています。だって楽しいじゃないですか?

もちろんExcelにも取り込んで印鑑を押したっぽく装うことができますし、その他のアプリでも画像の取り込みが可能であれば有効だと思います。ちょっとした遊び心をビジネスシーンに取り入れてみるのも良いと思います。自分でもやってみようかなと思う人は是非お試しください。マイドキュメントに用意しておくと何かと便利です。(電子証明書がとかいうレベルで要求されないゆるい会社ではね)

参考

今回はWebサービスで印鑑の陰影を入手しましたが、応用編として本物の印鑑を紙に押印したものをスキャナーで高解像度で取得すれば、コントラストやレベルカーブの調整によってよりリアルな陰影を取得することも出来ます。

GIMPや画像編集ソフトの操作に慣れている人は、実際の印鑑をベースにオリジナルの陰影を作っても良いでしょう。少し手間はかかりますが一度作って透過PNG形式で保存しておけば再利用可能です。

本来の電子印鑑(電子データ内に証明証を含む)とは違いますが、認印感覚で使うにはこれで十分だと思います。印鑑に限らずスタンプなんかも沢山作れますね。よく使用するスタンプはライブラリ化しておくと便利です。

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