ExcelやWordで作成された文書ファイルに印鑑(ハンコ)を押印する~意外と知られてない簡単な方法

先日、職場でWordで作成された様式の文書に、押印をする方法を教えて欲しいと声をかけられて教えてあげたところ、手順を覚えたらどんどん作れるとわかって貰えました。

その人の業務上、形式上色々な人の押印をした形式にして書類を作らなくてはならないそうで、「形式ってのは無駄だよね・・けどそういう決まりだから」と言いながら必要な承認者の名前の印鑑画像を次々と作成しました。

「ありがとう、一回作っておけば早いわ♪」と大変重宝がられたので、教えてあげて良かったと思ったのですが、こういうの意外と知らない人がいるんだなと気づいたので私なりの手抜きでもそれっぽいパソコン印鑑を紹介しておきます。

ちなみにExcelの場合は有名なアドイン「Excel電子印鑑」があるのでこれで手軽に済ませてしまっている場合が多い様です。

ただ、これではいかにもPCで作った形式上のハンコで素っ気ないフォント書体なので、少し遊び心があったら楽しいんじゃないかなと思う次第です。オリジナルのはちょっと凝ったハンコにしても良いのでは?と思います。

こういう感じのイメージで仕上げたい

仕上がりイメージはこんな感じ。印鑑を押すところの「印」に重なって赤い認め印を押した様にしたい。白背景が抜けた透過画像を作ることにします。

印鑑の書体を手に入れる

ここが一番重要というかこれで仕上がりが決まるみたいな部分なので、気に入る書体の印鑑イメージ(画像)をゲットしたいですね。私が気に入っているのは「認印作成コーナー」の「印相体」です。実に印鑑っぽい!

ここで自分の名字や作りたい名字を入力して作成してもらいます。変わった名字でも出てくるのでよほど珍しい名字でなければ可能だと思います。

ちなみに無料で作成してくれます。ここで作成してもらった印章データ(PDF)は、他にも使いみちがあるのですが一番お手軽な方法を紹介しておきます。

では作成されたPDFを手元(デスクトップ等)にダウンロードします。

Adobe Acrobatをお持ちなら、Acrobatのカスタムスタンプにこのダウンロードした印章を登録してスタンプとして使えるので、Acrobat上でハンコを押す様にすれば手間はかかりません。(以下は読む必要がありませんね)

なるだけ大きく表示してクリップボードにコピーする

ダウンロードしたPDFファイルは、最近のWebブラウザなら開けるでしょうし、Adobe Acrobat等を持っているならそれで開いても構いません。私はFirefoxを使っているのでFirefoxで開いて目一杯1000%まで拡大して画面内に収めます。

印章のPDFファイルを開き画面キャプチャを撮る訳です。Windowsには画面切り取りツールとして、「Snipping Tool」が標準でインストールされていますのでこれを使うのが手軽だと思います。Firefoxをお使いならFirefoxに備わっている「スクリーンショットを撮る」でも良いでしょう。

Windowsに標準インストールされている「Snipping Tool」を起動して「新規作成」をクリック。画面上の印影の範囲を囲って選択します。下図の様に陰影が画像データとして撮れました。

「新規作成」「保存」「コピー」「切り取り領域の送信」というボタンが並んでいるので、フロッピーマークの右側の書類が二枚重なっているアイコン(コピー)をクリックします。

これでクリップボードに陰影の画像が記録されましたので、次はGIMPに持って行って白背景を抜く事にします。GIMPは便利な画像編集ソフト(フリーウェア)です。

GIMPで透過画像にする(アルファチャンネル)

今更ですがGIMPはフリーウェアなのに高機能で色々な画像編集ができます。もちろん透過画像も作成可能です。透過させた画像はpng形式で保存しておくのが色々と再利用出来て利便性が高いと思います。とっととお手軽に済ませてしまいます。

GIMPを起動して、「編集」-「クリップボードから生成」-「画像」とします。すると先ほど取得しておいた印影を編集可能になります。

「レイヤー」-「透明部分」-「アルファチャンネルの追加」を実行します。これで透明部分が作れる様になります。もし「アルファチャンネルの追加」がグレーアウトして実行できない場合は、既にアルファチャンネルが備わっていると思われるのでこの手順は省略できます。

印章(赤)の白背景を抜いて赤い陰影のみ残す

GIMPで白背景を抜くのは簡単です。

「選択」-「色域を選択」を実行します。マウスポインタが変更されるので、印章の周囲の白い部分を適当にクリックします。

画面がチラチラする様になったら、キーボードの「Delete」キーを押して削除します。すると白かった部分がチェック模様に変わると思います。これで白背景が抜けて透明(透過)になりました。

しかしよく見ると境目に若干「白い」部分が残っていますので、もうひと手間かけておきます。

印章(赤)の赤をキレイに塗りつぶす

続いて「選択」-「選択範囲の反転」と操作します。選択範囲の反転をすると、選択範囲が逆転して白以外の部分(赤)を選択してくれます。見た目わかりにくいですけど概念的にそういう操作になります。

ここで「Delete」キーを押して赤い部分もキレイに消してしまいます。これで全て消えてしまいましたがチラチラした選択範囲が残っているので焦らなくても大丈夫です。落ち着いて下さい。

そしてカラーパレットから陰影の色(赤)を任意に選択して、「編集」-「描画色で塗りつぶす」を実行します。ゴミ混じりっ気なしの朱色で塗りつぶしました。

PNG形式(透過サポート)で書き出す

GIMPで編集した画像は、適切な形式で書き出さないと透過情報(アルファチャンネル)が抜け落ちてしまうので、ここでは透過対応しているPNG形式で書き出すことにします。PNG形式にはアルファチャンネル(透明)の概念が残ります。

「ファイル」-「エクスポート」を実行して、ファイル名を「○○○.png」としてPNG形式で保存します。保存先を見失わない様にDesktopに保存するのが良いでしょう。

保存したpngファイルを開いて目一杯拡大してみたところ曲線部分にジャギー(ギザギザ)が出ていますが透過はうまくできていますので成功です。どうせ印鑑サイズに縮小して使うのでジャギーは問題有りません。そのためになるだけ大きくして作業しました。

余談ながら、更にリアルに仕上げたければ、Gimpでひと手間ノイズフィルターテクスチャを使って、かすれや紙に押印したっぽい効果を再現しても良いでしょう。自分用ならひと手間かけて作っておく価値もあるかも知れません。ここではその手順については省略します。

Wordに印鑑を貼り付ける

保存したPNGファイルをWordに画像を貼り付ける際、注意が必要なのは、表(罫線)の中ではなく、まずは表の外に貼り付けるのがポイントです。

いきなり表の中に大きな画像を取り込むと表が崩れて破綻し焦ります。特にWordに慣れていない人はちょっとパニックになると思います。これはWordの仕様なので運用でカバーするしかありません。

まずは表の外の余白に印章画像を取り込みます。余白が無い場合は改行を入れて次のページを生成させてから、広い所に取り込むと良いでしょう。

画像を前面に浮かせる

印章の画像を右クリックして、コンテキストメニューから「レイアウトの詳細設定」を実行します。すると下図の様な設定画面がフロート表示されるので、「文字列の折り返し」から、「前面」を指定してOKボタンをクリックします。

これで印章画像が最前面に浮いた状態になったので自由に動かせる様になります。マウスでクリックして印章を文字に重ねたり自由に動かせます。もちろんサイズ(大きさ)も変更できます。

目当てとする位置に配置します。これで仕上がりイメージの通りに作成できました。

透過の状態を確認

さて、うまく透過しているでしょうか。拡大して確認してみました。

背景にある「印」の文字にかぶさっているので、うまく透過している様子がわかります。印鑑サイズまで縮小すればジャギーも気にならないレベルまで小さくなるので実用上全く問題ないでしょう。

ちなみにWord上では画像を回転できるので、印章をクリックして表示されたハンドルを動かし少し傾けるとよりリアルに手押しした感じになりますね。

作成したPNG画像(透過)はマイドキュメントにでも保存して何度も利用

私が所属している会社では、書類のやり取りはPCで作成してそのままメールで提出可能とされていますが、なぜかこの認め印は押してないとダメ(再提出)と言われます。しかし厳密な決まりはなく、Excel様式の場合は「Excel電子印鑑」でサクッと作ったいかにもPCで押しました的なフォント丸出しの認め印でもOKだったりします。

もちろんITスキルを身に付けている人からすれば、PCで見た目だけ似せた印鑑については時代遅れだとか無駄な慣習だとか賛否はあると思います。

ましてや電子データに画像印鑑だなんてシステム的に無意味(無駄)だという人もいます。私も一応システム屋なので電子決済にはコピーで捏造できる画像印鑑は無意味(というか弊害がある)という理屈も理解できますが、印鑑という文化は残しても良いんじゃないかなと思っています。だって楽しいじゃないですか?

この方法で作成した印章は、もちろんExcelにも取り込んで印鑑を押したっぽく装うことができますし、その他のアプリでも画像の取り込みが可能であれば有効です。ほんの少しの手間で遊び心をビジネスシーンに取り入れてみるのも良いと思います。自分でもやってみようかなと思う人は是非お試しください。

マイドキュメントに保存しておくと何かと便利です。(公的な電子証明書で無ければダメだという事が要求されないゆる~い用途限定ですが)

参考

今回はWebサービスで印鑑の陰影を入手しましたが、もっとアナログちっくな応用編として本物の印鑑を紙に押印したものをスキャナーで高解像度でスキャニング取得すれば、コントラストやレベルカーブの調整によってよりリアルな陰影を取得することも出来ます。

GIMPや画像編集ソフトの操作に慣れている人は、実際の印鑑をベースにオリジナルの陰影を作っても良いでしょう。少し手間はかかりますが一度作って透過PNG形式で保存しておけば再利用可能です。

しかしこのレベルになると偽造と紙一重になるので、この記事を読むであろう人はここまで手をかける必要性は無いと思います。完全に用途(目的)がかけ離れます。なので具体的な手順は記しません。

本来の電子印鑑(電子データ内に証明証を含む)とは違いますが、認印感覚で使うにはこれで十分だと思います。同様の考え方で印鑑に限らずスタンプなんかも沢山作れますね。よく使用するスタンプはライブラリ化しておくと便利です。

私はWebで作成して貰える月間カレンダーPDFに「有給休暇」などのスタンプを押して手軽に綺麗な予定を作ったりもしています。そうです、GIMPで背景を抜く方法を覚えれば応用し放題です。

更にこだわりたい人は

紹介した先で生成してダウンロードした印鑑PDFは、ベクターデータ描かれているモノも有ります。PDFビューアで目一杯拡大してもギザギザにならないのであれば、おそらくベクター形式で描かれています。

ベクター形式の編集が出来るIllustratorやInkscapeで開いてやれば、より綺麗に陰影が取得出来て完全な陰影が取得できます。ちなみにVISIOでも出来ますね。

この辺りの話になると手間がかかることから需要は無いと思いますので具体的な手順は記しませんが、仕上がりにこだわりのある人は試してみて下さい。再利用出来るのがデジタルデータの最大のメリットです。アイデア次第で印鑑に限らずスタンプも作り放題です。

追記

Gimpを使わずともExcel単体で背景抜き(透明化)が出来るらしいです。分かりやすく解説してくれている動画があったので紹介しておきます。

はんこ、紙、スマートフォンのカメラ、PCのExcelで作成出来るので手法として知っておくと便利だと思います。この方法ならスキャナーも要らないしリアルな陰影なので観る価値はあります。良いアイデアですね。

こういうのでは無く、改ざんから保護したりする目的での電子印鑑であれば、それなりのツールを手に入れる必要があります。

“ExcelやWordで作成された文書ファイルに印鑑(ハンコ)を押印する~意外と知られてない簡単な方法” への1件の返信

  1. この記事を記した時は、少しでも手数が少ない方が良いと考えていたため、白背景を抜いて透過させるだけの手順にとどめていましたが、比較的需要がある記事の様なのでキチンとしておきたいと思い修正(加筆)しました。
    具体的には白背景を抜いた時に若干残ってしまう白(ゴミ)を完全に除去して陰影(赤)だけで作成する手順にしました。

    この方が「選択範囲の反転」を活用出来てGimpの応用が出来ると思うので、よりGimpの便利さを分かって貰えるんじゃないかなと思っています。(トレードオフで少し手順が増えたので面倒に感じるもいるかも知れませんが・・)

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